Secara etimologi kata administrasi ini berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang mempunyai arti secara sungguh-sungguh dan terus menerus dan juga kata ministrare yang berarti membantu, melayani, atau memenuhi.
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas di dalam suatu organisasi yang sangat berhubungan erat dengan pengelolaan dan pengolahan data dan mempermudah dalam penyampaian informasi publik serta untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.
Dalam definisi lain yakni dalam definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit diartikan semua kegiatan teknis yang mempunyai peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan yang beroperasi dan juga menyajikan laporan, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih majudan lebih efektif.
Sedangkan administrasi perkantroan dalam arti luas mempunyai arti sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisiran, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai jenis pekerjaan yang ada dan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib tersebut.
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
1. Organisasi
Merupakan tempat atau wadah untuk melakukan proses kerja sama dan mengambil langkah-langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Menajemen atau tata laksana
Merupakan bentuk rangkaian kegiatan penataan yang mengatur sedemikian rupa agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran bisa dilaksanakan secara teratur dan terkendali dan bisa mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Dalam manajemen memiliki aktivitas-aktivitas antara lain :
a). Perencanaan/ planing
Perencanaan merupakan langkah awal dari kegiatan yang menyusun tujuan-tujuan yang akan dicapai, serta dalam prosedur-prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya manusianya dan lain-lain.
b). Pengorganisasian / organizing
Pengorganisasian diartikan sebagai langkah menghimpun sumber daya dan sumber daya manusia, dan juga dana yang akan diperlukan untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan-pekerjaan kantor.
c). Actuating/ penggerakan
Actuating adalah langkah untuk mengerahkan sumber daya dan personil (sumber daya manusia) untuk bisa melaksanakan tanggung jawab atau beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok.
d). controlling/ pengawasan.
pengawasan merupakan tindakan yang dilakukan secara sengaja yang bertujuan melakukan pengendalian agar tidak terjadinya kesalahan dannuga bertujuan untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, hingga proses actuating.
3. Kepegawaian/ Personalia
Pengertian kepegawaian adalah segala hal-hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri. bentuk aktivitasnya berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi: penerimaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian pegawai serta pemberhentian pegawai dari tugasnya.
4. Keuangan
Salah satu unsur administrasi perkantoran adalah keungan yang mempunya arti suatu kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan-pengelolaan anggaran yang bertujuan untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kanto.
5. Perbekalan/ Perlengkapan
Merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan kantor yang meliputi perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja yang mana difungsikan agar mempermudah dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
6. Ketatausahaan/ Kesekretariatan/ Pekerjaan kantor
Ketatausahaan adalah suatu aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk bisa membantu dan mempermudah dalam proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.
7. Komunikasi/ Tata hubungang
Suatu kegiatan yang bertujuan untuk menyelenggarakan pendistribusian informasi untuk mewujudkan intregritas kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok dalam kantor.
8. Hubungan masyarakat/ public relation
Mempunyai arti sebagai kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan pihak eksternal dari organisasi kerja yang mempunyai kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan ini dilakukan biasanya terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi dan begitupula sebaliknya.
C. Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada beberapa fungsi administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah fungsi-fungsi dari administrasi perkantoran tersebut:
- Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi fungsi administrasi perkantoran yang berhubungan dalam hal pengarsipan dan penggandaan dokumen dan lain-lain.
- Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, serta keterampilan sumber daya manusia dari dalam kantor yang mumpuni.
- Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir yang kritis dan bisa berfikir kreatif serta mempunyai kemampuan untuk memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi ini juga membutuhkan analisis dan penilaian sebagai landasan dasar dalam memutuskan sesuatu kebijakan serta juga mempunyai keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi ini adalah fungsi yang membutuhkan dalam proses perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator tentunya mempunyai banyak tanggungjawab dalam kantornya yang biasanya meliputi proses perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta juga dalam meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan serta juga untuk perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.
Berikut ini merupakan ruang lingkup administrasi perkantoran:
1. Aktivitas Kantor
Terdapat empat jenis aktivitas kantor yang masuk dan yang selalu ada dalam kantoryaitu:
- Perencanaan Perkantoran (office planning)
- Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
- Pengarahan Perkantoran (office actuating)
- Pengawasan Perkantoran (office controlling)
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ fasilitas juga termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran, beberapa saran tersebut meliputi:
- Lokasi kantor
- Gedung
- Peralatan
- Interior
- Mesin-Mesin Kantor
- Fungsi Administrasi Perkantoran
E. Tujuan Administrasi Perkantoran
Berikut ini merupakan tujuan-tujuan dari administrasi perkantoran secara lengkap:
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk membantu dalam pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat ikut serta dalam memastikan terlaksananya standar kualitas pekerjaan dan hasil pekerjaan, waktu pekerjaan, serta prosedur-prosedur pekerjaan yang tepat.
- Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan bisa memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Sebagai bahan untuk berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya guna untuk mengubahnya menjadi yang lebih baik, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Untuk bisa memberikan pelatihan-pelatihan atau perintah kerja terhadap pegawai.
- Untuk melakukan verifikasi, pemantauan kerja, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan-laporan pekerjaan terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian karyawan.
- Untuk mempermudah dalam proses perekrutan karyawan, mulai dari tes administrasi, intreview hingga pemilihan pegawai/karyawan.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan berbagai prosedur pekerjaan dan keputusan-keputusan kebijakan perusahaan yang ditujukan kepada para pegawai.