Definisi Administrasi : Pengertian, Tujuan, Unsur, Jenis dan Contoh

Administrasi merupakan hal yang sudah sangat sering kita dengar, yang mana biasanya berhubungan dengan kantor, pemerintahan dan usaha. Arti dari administrasi itu sendiri bisa bisa didefinisikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan sebuah kebijakan tertentu agar mencapai tujuannya.

I. Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi secara dalam arti sempit biasa diartikan dengan kegiatan mencatat, menulis, membukukan, mengetik, agenda, dan aktivitas lain yang bersifat ketatausahaan. Sedangkan pengertian dalam arti luas diartikan dengan semua proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan dan memanfaatkan sarana prasarana untuk mencapai tujuan bersama secara efisien dan efektif.

Dari definisi administrasi diatas kita dapat mengetahui dua hal penting yakni sebagai berikut ini:

• Administrasi terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
• Unsur-unsur dalam administrasi yakni terdapat dari dua orang atau lebih, yang sepakat bekerja sama dan mempunyai tujuan yang sama dengan sifat formal dan hirarkis, terdapat tugas, dan ketersediaan sarana dan prasarana.

Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli:

1. Soewarno Handayaningrat

Soewarno mengartikan administrasi sebagai semua kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan dan penghitungan, pencatatan atau yang lainnya yang bertujuan untuk dapat menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan.

2. W.H. Evans

Administrasi mempunyai arti sebagai fungsi yang sangat berkaitan erat dengan manajemen dan pengarahan segala tahap operasional perusahaan atau pemerintahan yang mana itu berkenaan dengan pengolahan keterangan dan komunikasi

3. George Terry

Menurut George terry administrasi adalah sebuah pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta sebagai mobilisasi mereka yang diterapkan yang bertujuan untuk mencapai target yang ditetapkan bersama.

4. (Sondang.P. Siagian, 1973)

Administrasi mempunyai pengertian keseluruhan proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berdasarkan nilai rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara bersama-sama.

5. Ulbert

Ulbert mendefinisikan administrasi sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data serta informasi-informasi baik secara internal maupun eksternal yang bertujuan untuk memberikan informasi dengan mudah.

6. Munarwadi Reksohadiprojo

Administrasi artinya adalah tata usaha ang mencakup setip pengatura yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta tertullis dengan tujuan mendapatkan pandangan yang memyeluruh dan hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta yang lain.

7. Wijana

Administrasi merupakan serangkaian semua organ negara, baik itu negara berkembang maupun negara maju yang mempunyai tugas untuk menjalankan pemerintahan pelaksanaan dan kepolisian.

8. Leonard D. White

Administrasi adalah suatu proses yang biasa dalam semua usaha suatu kelompok baik dalam usaha pribadi atau umum.

9. Wlliam H. Newman

Administrasi diartikan sebagai pembimbing, kepemimpinan dan pengawasan usaha suatu kelompok agar dapat mencapai tujuan bersama.

10. White

Administrasi adalah proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok pemerntah atau swasta, sipil atau militer, kecil atau besar.

11. Simon

Simon mengartikan administrasi sebagai suatu hal yang dapat mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama.

12. Drs. Saafroedin Bahar

Administrasi ialah semua kegiatan atau proses penyelengraan dalam setiap usaha kelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

13. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi merupakan bagian cabang dari manajemen yang sangat berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.

14. Drs. Saafroedin Bahar

Administrasi ialah semua kegiatan atau proses yang diselenggarakan oleh setiap usaha kelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

15. Robert D. Calkins

Administrasi merupakan sebuah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputusan tersebut yang bertujuan mencapai kesepakatan yang ditetapkan.

II. Tujuan Administrasi

Terdapat dua pembagian tujuan dari administrasi, yakni yang pertama tujuan jangka pendek dan yang kedua tujuan jangka panjang. Berikut ini penjelasan dari masing-masing tujuan tersebut:

A. Tujuan Jangka Pendek

Tujuan administrasi jangka pendek bersifat lebih kecil. Biasanya yang dipakai oleh bagian sub-sub divisi dari suatu organisasi atau lembaga untuk kebijakan divisinya. Tujuan jangka pendek ini bersifat lebih spesifik, karena ruang lingkupnya kecil dan mempunyai kualifikasi yang terbatas.

B. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan administrasi dalam jangka panjang lebih kepada tujuan dari organisasi atau lembaga itu sendiri. Maksudnya keberadaan pola administrasi tersebut ditujukan untuk mencapai target suatu organisasi atau lembaga. Karena pada dasarnya tujuan jangka panjang tidak akan dipakai oleh sembarang orang dalam organisasi atau lembaga, melainkan tentunya dipakai oleh para pemilik organisasi atau lembaga tersebut yang mana lebih bersifat ideal, lebih general dan kualifikasinya tidak terbatas.

III. Unsur Administrasi

A. Unsur Administrasi Menurut Para Ahli

1. Sondang P.

Menurut pendapat Sondang P. Administrasi mempunyai berbagai macam unsur yaitu:

1. Memiliki tujuan
2. Terdiri dari dua orang atau lebih
3. Memiliki peralatan dan perlengkapan
4. Memiliki tugas yang harus dikerjakan

2. Liang Gi

Sedangkan menurut Liang Gie membagi unsur administrasi menjadi dua yaitu sebagai berikut:

a). Unsur Statis

Yang termasuk dalam unsur statis adalah

• Organisasi
• Manajemen
• Komunikasi
• Informasi
• Personalia
• Finansia
• Materia
• Relasi Publik

b). Unsur Dinamis

Dan yang termasuk dalam unsur dinamis adalah

• Tata keragaan
• Tata pimpinan
• Tata hubungan
• Tata keterangan
• Tata kepegawaian
• Tata keuangan
• Tata perbekalan
• Tata humas

B. Unsur Administrasi Secara Umum

Namun unsur administrasi secara umum dibagi menjadi delapan hal yaitu berikut penjelasannya:

1. Organisasi 

Organisasi merupakan salah satu unsur didalam administrasi yang menggambarkan pada proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari kerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati.

Didalam organisasi ini terdapat kegiatan-kegiatan penataan dan penyusunan kerangka yang menjadi tempat kegiatan kerja sama dengan melakukan pengelompokkan pekerjaan dan membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan serta menetapkan tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bidang.

Berikut ini terdapat beberapa kegiatan di dalam pengorganisasian:

• Menyusun kerangka usaha kerja sama
• Membagi kegiatan yang harus dilakukan dalam kesatuan kerja.
• Menetapkan tugas dan pekerjaan orang dimasing-masing bidang yang tergabung dalam kerja sama tersebut.
• Membagi kewenangan-kewenangan pada para pelaksana kegiatan.

2. Manajemen

Merupakan aktivitas dimana untuk menggerakkan satu orang atau lebih dan mengarahkan pada sebuah kesepakatan bersama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3. Komunikasi

Mempunyai pengertian suatu proses transaksi yang mengandung arti dari kemunikator ke komunikan untuk mencapai tuhuan tertentu. Adapun beberapa unsur-unsur komunikasi yakni komunikan, komunikator, media/saluran, pesan, gangguan, dan umpan balik. 

4. Kepegawaian

Adalah suatu bagian dari unsur administrasi yang mempunyai kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan tenaga kerja manusia yang dimulai sejak dari penerimaan tenaga kerja, pengangkatan, penempatan, pembinaan, pengarahan, sampai dengan pemberhentian/pensiun/tidak pensiun.

5. Keuangan

Keuangan juga menjadi bagian dari unsur administrasi dimana mempunyai pengertian adalah suatu proses kegiatan usaha untuk bekerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yang berkaitan dengan pembiayaa atau uang dari kelompok itu.

6. Perbekalan

Salah satu unsur administrasi yang berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran barang.

7. Ketatausahaan

Merupakan bagian unsur administrasi yang tidak kalah penting karena kegiatan ini yang berkenaan dengan penyediaan bahan-bahan yang diperlukan dalam kegiatan usaha kerjasama sekelompok  bersama dengan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

8. Hubungan masyarakat

Hubungan masyarakat juga ikut berperan dalam kegiatan yang berkenaan dengan usaha untuk menjaga adanya hubungan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain dan juga masyarakat sekitar sehingga terciptanya kondusifitas yang terjaga.

IV. Jenis–jenis administrasi

A. Administrasi Perkantoran (Publik)

Merupakan suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan, pencatatan dan distribusi barang serta logistik di sebuah perkantoran. Dalam hal ini biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

B. Administrasi Negara

adalah suatu pengaturan kebijakan yang dilakukan oleh pemerintah/ aparatur negara dengan agar tercapai tujuan secara efektif dan efisien dan yang terdiri dari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif. Administrasi negara juga berkaitan erat dengan hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan-kebijakan publik, tujuan negara serta etika yang mengatur penyelenggara negara tersebut.

C. Administrasi Niaga

Administrasi jenis ini adalah administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat untuk kepentingan bisnis (business objective), dalam hal ini administrasi niaga ini biasanya dijalankan oleh seorang manager untuk mengatur dan mengevaluasi perjalanan kepentingan bisnis yang dipimpinnya.

D. Administrasi Pembangunan

Merupakan salah satu jenis administrasi yang mempunyai pengertian sebuah proses pengendalian usaha oleh pemerintah untuk merealisasikan program-program kerja pemerintahaan guna meningkatkan pertumbuhan yang sudah direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dari sebelumnya dan juga ke arah kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.

E. Administrasi Kependudukan

Administrasi Kependudukan merupakan serangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta memanfatkan hasilnya untuk membantu mempermudah dalam pelayanan publik dan pembangunan di bidang sektor yang lainnya.

F. Administrasi Keuangan

Adalah administrasi yang mempunyai tugas dalam berbagai pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian target dan tujuan dari sebuah organisasi perusahaan. Administrasi keuangan ini sangatlah berkaitan erat dengan laporan-laporan keuangan, baik laporan keungan untuk lembaga pemerintah, perusahaan, maupun organisasi-organisasi lain.

G. Administrasi Pendidikan

Administrasi ini adalah merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang berhubungan erat dengan tugas-tugas pendidikan. Dan dministrasi pendidikan ini sangatlah luas yaitu meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

V. Ciri-Ciri Administrasi

Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri dari administrasi:

1. Mempunyai tujuan yang jelas
2. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih yang mempunyai kesepakatan bersama
3. Administrasi selalu berkaitan erat dengan kegiatan kerjasama
4. Terdapat usaha atau proses kerja di dalam administrasi
5. Terdapat kepemimpinan, pengembangan, dan pengawasan dalam administrasi

VI. Contoh-contoh

A. Contoh Administrasi Perkantoran

• Mengetik surat
• Mengirim email
• Membuat agenda rapat
• Menerima panggilan telp
• Mengarsipan surat

B. Contoh Administrasi Negara

• Presiden mengatur tentang reshuffle kabinet/ mentri
• Aturan tentang tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan
• Aturan mengenai tata cara memberikan pelayanan kepada masyarakat

C. Contoh Administrasi Niaga

• Manejemen produksi
• Administrasi keproduksian
• Administrasi kepasaran
• Administrasi periklanan
• Administrasi penjualan
• Administrasi pengangkutan
• Administrasi perhotelan
• Administrasi perbankan
• Bussines education
• Industrial relation

D. Contoh Administrasi Keuangan

• Administrasi pemasukan dan pengeluaran

E. Contoh Administrasi Pendidikan

• Pengelola sarana dan prasarana
• Pengelola kurikulum
• Administrasi siswa
• Administrasi pengelola keuangan

F. Contoh Administrasi Kependudukan

• Pengurusan KK
• Pengurusan KTP
• Pengurusan keterangan domisili

G. Contoh Administrasi Pembangunan

• Laporan perencanaan pembangunan (jalan, jembatan, kantor dll)