Dalam kegiatan bisnis sebuah perusahaan, terutama pada perusahaan yang bergerak di bidang produksi ataupun industri. Pasti sering kali kita mendengar istilah gudang. Gudang memang menjadi suatu hal yang tidak bisa dilepaskan dalam dunia bisnis perdagangan barang.
Dalam perusahaan pada sub kerja bagian gudang tentu ada penanggung jawabnya yakni biasanya kepala bidang dan staff-staffnya. Dan salah satu staffnya adalah bagian administrasi gudang. Adapun tugasnya staff administrasi gudang adalah sebagai berikut:
1. Datang Lebih Awal Untuk Ikut Meeting
Hal seperti ini biasanya dilakukan pada perusahaan-perusahaan tertentu yang tergolong masih baru berkembang. Disini tugas administrasi mengkoordinasikan untuk membahas stok barang yang ada di gudang, melaporakna barang keluar dan barang masuk, serta barang return dari konsumen.
2. Bersih-Bersih Dulu Sebelum Memulai Bekerja
Hal seperti ini hampir dilakukan di semua perusahaan bahkan tidak tertentu pada posisi staff saja, bahkan terkadang bagian operator sekalipun juga ikut mengerjakan tugas yang satu ini karena ini bertujuan untuk membuat suasana dan kondisi ruangan tempat bekerja menjadi lebih nyaman dan bersih.
3. Mencatat Manual Surat Jalan Yang Keluar
Mencatat Manual Surat Jalan Yang Keluar merupakan salah satu tugas dari staff administrasi gudang yang mana ini sangat penting bagi data perusahaan karena dengan adanya surat jalan untuk pengiriman kepada konsumen, perusahaan bisa tahu berapa barang yang sudah keluar dan apa saja barang yang telah keluar atau terjual. Dan setelah itu staff administrasi gudang juga mencatat no surat jalan yang sudah dikirim dan sampai kepada konsumen.
4. Mengecek Barang Di Gudang
Tugas seorang staff administrasi gudang adalah mengecek barang dan juga mencatat hasilnya. Pekerjaan ini susah-susah gampang, karena pada awalnya pasti akan mendapatkan sedikit kesusahan karena pasti belum begitu beradaptasi dengan nama-nama barang yang terdapat pada gudang tersebut. Namun jika sudah paham tugas ini pasti akan begitu mudah terlebih jika sudah hafal dengan nama-nama barang yang ada pada gudang. apalagi untuk seorang pemula. Disini staff administrasi dituntut untuk harus tahu betul jenis barang tersebut dan berapa stoknya di gudang, dan berapa keluar masuk barangnya.
5. Membuat Surat Jalan
Seperti yang dikatakan pada poin pertama bahwa salah satu tugas staff administrasi gudang juga membuat surat jalan, dalm hal ini biasanya pihak sudah mempunyai sebuah software atau program untuk memudahkan keperluan perusahaan tersebut dan staff administrasi tinggal mempelajarinya bagaimana print out surat jalan tersebut.
6. Mengecek Barang Yang Akan Di Kirim
Biasanya staff gudang jika sudah selesai dalam membuat surat jalan, selanjutnya dia juga wajib untuk mengecek barang yang akan di kirim karena pihak konsumen, hal ini untuk memastikan tidak ada kesalahan barang-barang apa saja yang dikirim. Karena jika ada kekurangan atau kelebihan dan bahkan kesalahan barang yang dikirim, pasti konsumen akan komplain ke perusahaan dan hal ini akan membuat citra buruk untuk perusahaan. Oleh sebab itu wajib mengecek barang tersebut kembali sebelum dikirim ke konsumen.
7. Membuat Laporan Harian, Mingguan atau Bulanan
Dalam sebuah perusahaan pasti sangat membutuhkan laporan data dari barang masuk atau keluar, dan berapa barang stock di gudang dan apa saja barangnya. Biasanya untuk mempermudah ini staff administrasi harus membuat laporan harian, mingguan atau bulanan untuk agar mudah dalam memantau barang-barang yang ada di gudang.