Staff administrasi merupakan salah pekerjaan yang dinilai spele dan bisa diisi oleh orang asal saja. Akan tetapi jangan salah sebenarnya banyak yang harus dikuasai oleh staff admin, baik dalam segi kepribadian maupun dalam segi skillnya.
Untuk menjadi staf administrasi diperlukan kepribadian yang rapi dalam mengatur dan mengorganisir kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan, serta tidak keberatan atau bahkan harus siap menghabiskan waktu dengan berbagai detail laporan kerja yang biasanya terdapat batas akhir pengrjaan.
Sebenarnya ketika menjadi staff administrasi pasti mempunyai keuntungan, salah satu diantaranya adalah bisa mengenai mengenal banyak orang bahkan mungkin bos-bos dari perusahaan lain juga. Karena pasti akan ada tatap muka atau minimal interaksi mengenai tanda tangan, biasanya dalam hal meminta tanda tangan persetujuan atau yang lain.
Dalam pekerjaan staff administrasi di sebuah perusahaan biasanya terdiri dari beberapa divisi yang mana tentunya antara staff admin ini juga akan berinteraksi, sehingga staff admin akan mengenal lebih banyak orang dalam perusahaannya.
Dalam perusahaan biasanya tugas seorang staff administrasi adalah sebatas memastikan jadwal atasan dan mobilitas supir kantor bisa tertata, termasuk dalam keluar masuknya uang kantor. Namun jika perusahaannya besar tentu tugas seorang staff admin tidak hanya itu saja.
Beberapa tugas administrasi yang banyak sering ditemui di perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Jadwal atasan sepenuhnya harus ditandai
Seorang atasan semisal seorang supervisor atau diatasnya tentu tidak mungkin untuk sepenuhnya menulisa dan mengatur jadwalnya sendiri, karena tentu apa yang diurus sudah jauh lebih penting dari itu. Oleh karenanya tentu ini akan menjad tugas staff admin untuk bisa mengatur jadwal mana yang harus lakukan dan jadwal mana yang belum dilakukan, atau bahkan ada jadwal yang dicancel.
2. Terkadang juga harus menjadi notulen rapat
Memang harus siap ketika sudah menjadi staff admin, sewaktu-waktu terkadang memang juga diminta untuk menjadi notulen dalam rapat, dan tentu ini dibutuhkan skill pemahaman yang cukup dari staff admin dalam memahami isi atau hasil dari rapat tersebut.
3. Memastikan dokumen sudah dikirim dan sampai tujuan
Seorang staff admin juga harus memastikan bahwa semua berkas-berkas atau dokumen sudah terkirim sampai pada tujuan berkas tersebut. Biasanya seorang staff admin menghubungi pada pihak penerima berkas untuk mengkonfirmasi berkas-berkasnya sudah sampai atau belum.
4. Membuat dan membawakan presentasi dengan detil
Staff admin juga sering kali ikut dalam sebuah rapat perusahaan dimana juga turut serta dalam membuat dan membawa presentasi yang akan di presentasikan dalam rapat.
5. Koordinasi dengan staff administrasi divisi lain jika ada rapat gabungan
Dalam pekerjaan atau projek tertentu ada kalanya seorang staff admin berkoordinasi dengan staff admin divisi lain untuk membicarakan terkait apa-apa yang harus dikerjakan bersama.
6. Mengolah data statistik untuk kebutuhan presentasi
Terkadang seorang staff admin juga ikut atau diharuskan dalam mengolah data statistik dimana ini akan menjadi sumber referensi dalam membuat presentasi yang akan dipresentasikan dalam rapat
7. Mengumpulkan, mengarsipkan dan mendistibusikan dokumen perusahaan
Tentu ini menjadi tugas yang sangat utama dari seorang staff admin dimana sangat bertanggung jawab dalam mengumpulkan, mengarsipakn serta dalam pendistribusian dokumen perusahaan dan ini harus dikerjakan secara rinci dan tertulis sehingga jika menemui kesalahan akan lebih mudah mencari sumber kasalahannya.
Memang sangat banyak hal yang harus dikuasai untuk menjadi staff admin maka dari itu kita tidak bisa memandang remeh seorang staff admin dalam suatu perusahaan, lembaga atau yang lain.