Tugas Staff Administrasi

Tugas Staff Administrasi

Posted on

1. Filing/Rekap Data

Rekap data atau biasa disebut filing ini merupakan salah satu dari tugas dari seorang staff admnistrasi yang mana ini merupakan tugas yang sudah umum dilakukan oleh seorang administrator di kantor-kantor perusahaan, tugas-tugas lain tentang yakni juga merekap data yang meliputi surat domisili, surat-surat bukti transaksi perusahaan, dan juga surat-surat  berharga asset perusahaan. Staff administrasi pekerjaannya identik hanya di dalam kantor dan tidak fokus pada pekerjaan-pekerjaan lapangan. Staff administrasi dalam pekerjaannya biasanya difasilitasi perusahaan komputer maupun laptop lengkap dengan printer dan sebagainya untuk mempermudah pekerjaannya

Tugas seorang staff administrasi tentunya bukan pekerjaan yang mudah, karena dalam pekerjaan ini juga membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar dan juga dibutuhkan ketelitian pada saat merekap sebuah data perusahaan yang sudah ada sebelumnya.

2. Menjawab Telepon Masuk

Di beberapa perusahaan, tugas seorang staff admin juga menjawab telepon masuk. Dan tugas ini dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik, dan juga ramah dalam menjawab setiap ada telpon masuk yang tentunya ada berhubungan dengan urusan perusahaan baik itu urusan operasional maupun telepon dari perusahaan lain. Sebagai seorang pengurus administrasi di perkantoran, staff admin dituntut untuk memahami posisinya sebagai penyedia baik pelayanan ataupun jasa.

3. Pembuatan Surat

Sudah jelas bahwa tugas seorang staff administrasi juga bertugas untuk pembuatan surat keperluan kantor. Surat-surat yang dibuat oleh staff admin biasanya bersifat surat resmi dan merupakan urusan kebutuhan kantor. Beberapa surat lain yang dibuat oleh seorang staff admin yakni seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak kerja, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat yang sebagai keperluan kantor.

Dan surat-surat baik yang masuk maupun yang keluar harus direkap untuk menjadi data perusahaan dan biasanya pimpinan perusahaan akan melakukan pengecekan untuk itu.

4. Membuat Penjadwalan

Membuat penjadwalan menjadi tugas dari staff admin selanjutnya. Namun pembuatan jadwal disini seringkali yang bersifat global bukan jadwal yang bersifat individu atau pribadi.

Tertulisnya penjadwalan sangat penting bagi perusahaan, dengan itu tugas-tugas, rapat atau yang lain bisa dilakukan secara terjadwal dan dapat diketahui oleh semua karyawan.

5. Front Office

Seorang staff admin seringkali menjadi front office juga. Mengingat bisanya staff admin bekerja di back office. Namun memang pada posisi ini juga tidak bisa sembarangan memilih orang dalam posisi ini. Seorang yang berada di posisi front office sangat diwajibkan untuk pintar dan baik dalam berkomunikasi agar bisa mengkondisikan suasana serta bisa memberikan pelayanan kepada konsumen atau rekan perusahaan pada perusahaan tempat dia bekerja. Yang jelas staff admin bekerja di back office maupun di front office tergantung pada jobdesk yang terdapat di kantor dan perusahaan yang telah diatur sesuai dengan kebijakan perusahaannya masing-masing.

Keseluruhan fungsi staff baik di front office maupun di back office tersebut tidak ada kata derajat yang lebih tinggi maupun rendah, karena semua sama dan semua bagian dari staff sama-sama bersinergi untuk mencapai keberhasilan yakni memajukan dan mengembangkan perusahaan tempat dia bekerja. Jika ada satu bagian ataupun staff saja yang tidak singkron, maka tentu kinerja kantor akan menemui permasalahan atau terhambat sehingga visi dan misi perusahaan tidak bisa dicapai secara optimal.

6. Mempunyai Keahlian Lain

Selain beberapa tugas diatas, seorang staff admin juga akan paling terbantu dalam pekerjaannya apabila dia mempunyai keahlian beda dibidangnya, contohnya seperti mempunyai keahlian mengoperasikan pelaksanaan corel draw atau photoshop. Jika seorang staff admin mempunyai keahlian tersebut maka bisa dipastikan dia akan memiliki poin tambah dimata atasan daripada karyawan yang lain. Maka dari itu jika kamu hendak menjadi seorang staff admin disebuah perusahaan maka persiapkan diri dengan memulai belajar mengoperasikan kedua pelaksanaan yang paling dibutuhkan setiap perusahaan tersebut.