Apakah kamu sering kesulitan mencari data pada berbagai file excel? Salah satu cara yang bisa kamu gunakan adalah dengan menggunakan rumus vlookup. Namun, bagaimana jika data yang kamu butuhkan terdapat pada file yang berbeda? Tenang saja, kali ini kita akan membahas cara vlookup beda file yang mudah dan praktis.
Apa itu vlookup?
Sebelum membahas lebih jauh tentang cara vlookup beda file, kita perlu memahami terlebih dahulu apa itu vlookup. Vlookup merupakan salah satu rumus pada Microsoft Excel yang digunakan untuk mencari nilai dalam suatu tabel dan mengembalikan nilai dari kolom yang sesuai.
Vlookup sering digunakan untuk mencari data dalam suatu tabel dengan menggunakan kunci tertentu. Misalnya, kita ingin mencari nilai gaji pegawai berdasarkan nomor induk karyawan. Dengan menggunakan rumus vlookup, kita bisa dengan mudah memperoleh nilai gaji dari tabel tersebut.
Cara vlookup beda file
Nah, bagaimana jika data yang kita butuhkan terdapat pada file yang berbeda? Misalnya, kita memiliki dua file excel yang berbeda dan ingin melakukan perhitungan atau mencari data dari kedua file tersebut. Berikut adalah langkah-langkah cara vlookup beda file yang bisa kamu lakukan:
1. Menentukan kunci pencarian
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan kunci pencarian atau lookup value. Lookup value ini berfungsi sebagai kunci untuk melakukan pencarian data pada file yang lain. Misalnya, kita ingin mencari nilai gaji pegawai berdasarkan nomor induk karyawan. Maka nomor induk karyawan inilah yang menjadi kunci pencarian tersebut.
2. Membuka kedua file excel
Setelah menentukan kunci pencarian, langkah selanjutnya adalah membuka kedua file excel yang akan digunakan. Pastikan kedua file tersebut terbuka pada lembar kerja yang berbeda.
3. Membuat rumus vlookup
Setelah kedua file terbuka, langkah selanjutnya adalah membuat rumus vlookup pada file yang pertama. Rumus vlookup ini akan digunakan untuk mengambil data dari file yang kedua.
Untuk membuat rumus vlookup, kamu bisa menggunakan syntax berikut:
| VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) |
Penjelasan dari masing-masing syntax adalah sebagai berikut:
- lookup_value: Kunci pencarian yang akan digunakan untuk mencari data pada file yang kedua
- table_array: Tabel atau range data pada file yang kedua yang akan dicari nilainya
- col_index_num: Nomor kolom pada tabel atau range data yang akan digunakan sebagai hasil pencarian
- range_lookup: Opsional, digunakan untuk menentukan apakah pencarian dilakukan secara eksak atau tidak
4. Menentukan range data pada file yang kedua
Setelah membuat rumus vlookup, langkah selanjutnya adalah menentukan range data pada file yang kedua yang akan dicari nilainya. Range data ini bisa berupa tabel atau range yang berisi data-data yang ingin dicari.
5. Menentukan nomor kolom pada range data
Setelah menentukan range data, langkah selanjutnya adalah menentukan nomor kolom pada range data yang akan digunakan sebagai hasil pencarian. Nomor kolom ini biasanya dimulai dari 1, sesuai dengan nomor kolom pada tabel atau range data pada file yang kedua.
6. Menggabungkan rumus vlookup dengan range data
Setelah menentukan kunci pencarian, range data, dan nomor kolom, langkah selanjutnya adalah menggabungkan rumus vlookup dengan range data. Caranya adalah dengan mengetikkan nama file kedua di depan range data pada syntax rumus vlookup. Misalnya, jika file kedua bernama ‘Data Pegawai.xlsx’ dan range data yang ingin dicari berada pada kolom A dan B, maka syntax rumus vlookup akan menjadi:
| VLOOKUP(lookup_value, ‘Data Pegawai.xlsx’!A:B, 2, FALSE) |
7. Mengganti nama range data pada rumus vlookup
Setelah menggabungkan rumus vlookup dengan range data, langkah selanjutnya adalah mengganti nama range data pada rumus vlookup. Caranya adalah dengan mengetikkan nama range data pada file yang kedua di dalam kurung siku. Misalnya, jika range data pada file kedua bernama ‘Tabel Gaji’, maka syntax rumus vlookup akan menjadi:
| VLOOKUP(lookup_value, ‘Data Pegawai.xlsx’!Tabel Gaji, 2, FALSE) |
Tips dan Trik cara vlookup beda file
Berikut adalah beberapa tips dan trik yang bisa kamu gunakan ketika melakukan cara vlookup beda file:
1. Pastikan file excel yang akan digunakan mempunyai nama yang jelas
Nama file yang jelas akan memudahkan kita untuk mencari dan menggabungkan data dari berbagai file excel. Sebaiknya gunakan nama file yang singkat dan mudah diingat, serta jangan menggunakan spasi atau karakter khusus pada nama file.
2. Gunakan zip code untuk menyimpan file excel yang berbeda
Zip code atau kode pos bisa digunakan untuk menyimpan file excel yang berbeda dalam satu folder. Sebaiknya gunakan zip code yang sama untuk file excel yang berkaitan, agar memudahkan dalam mencari dan menggabungkan data dari berbagai file.
3. Gunakan fitur ‘Go To Special’ untuk memilih range data secara cepat
Fitur ‘Go To Special’ pada Microsoft Excel bisa digunakan untuk memilih range data tertentu secara cepat dan mudah. Misalnya, jika kita ingin memilih range data yang kosong pada suatu kolom, maka kita bisa menggunakan fitur ‘Go To Special’ dan memilih ‘Blanks’.
FAQ
1. Apakah cara vlookup beda file hanya bisa dilakukan pada file excel?
Ya, cara vlookup beda file hanya bisa dilakukan pada file excel atau spreadsheet lainnya seperti Google Sheets.
2. Apakah cara vlookup beda file bisa digunakan untuk mencari data pada file yang lebih dari dua?
Ya, cara vlookup beda file bisa digunakan untuk mencari data pada file yang lebih dari dua. Namun, semakin banyak file yang digunakan, semakin kompleks pula formula yang digunakan.
3. Apakah cara vlookup beda file bisa digunakan untuk mencari data berdasarkan beberapa kunci pencarian?
Ya, cara vlookup beda file bisa digunakan untuk mencari data berdasarkan beberapa kunci pencarian. Namun, rumus yang digunakan akan lebih kompleks dan memerlukan pengaturan yang lebih hati-hati.