Hello Kawan Mastah, dalam kehidupan kita, terkadang kita harus mengambil keputusan untuk mengundurkan diri dari pekerjaan, organisasi, ataupun lembaga tertentu. Tidak jarang, kita harus membuat surat pengunduran diri sebagai syarat resmi. Namun, tahukah kalian bagaimana cara membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar?
Pengertian Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri merupakan surat resmi yang digunakan seseorang untuk memberitahukan bahwa dirinya ingin mengakhiri hubungan kerja, organisasi, ataupun lembaga dengan alasan yang berbeda-beda. Surat pengunduran diri juga menjadi bukti bahwa seorang karyawan atau anggota organisasi telah memberitahukan keputusan pengunduran dirinya kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab.
Surat pengunduran diri biasanya dibuat setelah karyawan atau anggota organisasi mempertimbangkan dengan matang alasan dan konsekuensi dari keputusan tersebut. Selain itu, surat pengunduran diri juga harus dibuat dengan bahasa yang jelas dan sopan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kesan buruk terhadap pelaku pengunduran diri.
Langkah-Langkah Membuat Surat Pengunduran Diri
1. Menentukan Alasan Pengunduran Diri
Sebelum membuat surat pengunduran diri, tentukanlah terlebih dahulu alasan mengapa ingin mengundurkan diri. Alasan ini haruslah jelas dan spesifik, sehingga pihak yang menerima surat pengunduran diri dapat memahami tujuan pengunduran diri tersebut.
2. Mengetahui Prosedur Pengunduran Diri
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki prosedur yang berbeda-beda dalam pengajuan pengunduran diri. Oleh karena itu, sebelum membuat surat pengunduran diri, pastikan untuk mengetahui terlebih dahulu prosedur yang harus diikuti dengan cara memeriksa buku pedoman atau bertanya langsung kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab.
3. Membuat Draft Surat Pengunduran Diri
Setelah mengetahui alasan pengunduran diri dan prosedur yang harus diikuti, maka langkah selanjutnya adalah membuat draft surat pengunduran diri. Draft ini akan menjadi dasar untuk membuat surat pengunduran diri yang final dan siap untuk diserahkan kepada pihak yang berwenang.
4. Menulis Surat Pengunduran Diri
Setelah draft surat pengunduran diri sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menulis surat pengunduran diri yang final. Pastikan bahasa yang digunakan jelas, sopan, dan mengikuti format surat yang tepat. Jangan lupa juga untuk menyertakan tanggal dan tanda tangan pada surat pengunduran diri.
5. Menyerahkan Surat Pengunduran Diri
Setelah surat pengunduran diri sudah selesai dibuat, maka langkah terakhir adalah menyerahkan surat tersebut kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab. Pastikan untuk menyerahkan surat pengunduran diri dengan cara yang sopan, baik secara langsung atau melalui pos.
Struktur Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri memiliki struktur yang terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu:
1. Header
Bagian header surat pengunduran diri berisi informasi tentang pemilik surat, alamat, nomor telepon, dan email. Pastikan informasi yang tercantum pada header adalah informasi yang valid dan dapat dihubungi.
2. Alamat Penerima Surat
Alamat penerima surat berisi informasi tentang nama, jabatan, dan alamat kantor perusahaan atau organisasi yang dituju. Pastikan informasi yang tercantum pada alamat tersebut sudah benar dan lengkap.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat berisi informasi tentang tanggal pembuatan surat pengunduran diri. Pastikan tanggal yang tercantum adalah tanggal sesuai dengan tanggal pembuatan surat tersebut.
4. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian awal surat pengunduran diri yang berisi kalimat pembuka yang sopan, misalnya “Dengan hormat”.
5. Paragraf Pertama
Paragraf pertama merupakan bagian surat pengunduran diri yang berisi alasan pengunduran diri. Pastikan alasan yang dijelaskan pada paragraf pertama jelas dan spesifik.
6. Paragraf Kedua
Paragraf kedua merupakan bagian surat pengunduran diri yang berisi ucapan terima kasih kepada perusahaan atau organisasi yang sudah memberikan kesempatan untuk bekerja atau bergabung. Pastikan bahasa yang digunakan dalam paragraf kedua sopan dan menghargai perusahaan atau organisasi.
7. Paragraf Ketiga
Paragraf ketiga merupakan bagian surat pengunduran diri yang berisi ucapan permohonan maaf kepada perusahaan atau organisasi apabila ada kesalahan atau ketidaknyamanan yang terjadi selama bekerja atau bergabung. Pastikan bahasa yang digunakan sopan dan menghargai perusahaan atau organisasi.
8. Paragraf Keempat
Paragraf keempat merupakan bagian surat pengunduran diri yang berisi permohonan persetujuan dari perusahaan atau organisasi atas pengunduran diri yang akan dilakukan. Pastikan bahasa yang digunakan dalam paragraf keempat jelas dan sopan.
9. Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan bagian terakhir surat pengunduran diri yang berisi tanda tangan pemilik surat dan nama lengkap pemilik surat. Pastikan tanda tangan yang tercantum sesuai dengan nama yang tertera pada surat pengunduran diri.
Tips Membuat Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar
Untuk membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar, berikut ini adalah beberapa tips yang bisa Kawan Mastah terapkan:
1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Santun
Pastikan bahasa yang digunakan pada surat pengunduran diri sopan, santun, serta jelas dan tidak menyinggung perusahaan atau organisasi yang ditinggalkan.
2. Berikan Alasan yang Jelas dan Spesifik
Alasan yang digunakan untuk membuat surat pengunduran diri haruslah jelas dan spesifik agar pihak yang menerima surat tersebut dapat memahami tujuan pengunduran diri tersebut.
3. Ikuti Format Surat yang Benar
Pastikan format surat pengunduran diri mengikuti format yang benar dan tepat. Hal ini akan memudahkan pihak yang menerima surat untuk membaca dan memahami isinya.
4. Sertakan Informasi yang Valid dan Lengkap
Sertakan informasi yang valid dan lengkap pada surat pengunduran diri, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Pastikan informasi yang tercantum benar dan dapat dihubungi.
Frequently Asked Questions (FAQ)
No. |
Pertanyaan |
Jawaban |
|---|---|---|
1 |
Apa saja yang harus ditulis pada surat pengunduran diri? |
Surat pengunduran diri sebaiknya mencantumkan alasan pengunduran diri yang jelas dan spesifik, ucapan terima kasih kepada perusahaan atau organisasi, permohonan maaf, permohonan persetujuan pengunduran diri, serta tanda tangan pemilik surat. |
2 |
Apakah harus memberikan alasan pengunduran diri pada surat? |
Ya, sebaiknya memberikan alasan yang jelas dan spesifik pada surat pengunduran diri agar pihak yang menerima surat dapat memahami tujuan pengunduran diri tersebut. |
3 |
Bagaimana cara menyampaikan surat pengunduran diri? |
Surat pengunduran diri dapat disampaikan secara langsung atau melalui pos kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab. Pastikan cara yang dipilih sopan dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. |
4 |
Bolehkah tidak memberikan alasan pengunduran diri pada surat? |
Sebaiknya memberikan alasan pengunduran diri pada surat agar pihak yang menerima surat dapat memahami tujuan pengunduran diri tersebut. Namun, jika alasan tersebut bersifat pribadi atau bisa menimbulkan masalah, maka bisa tidak disebutkan pada surat pengunduran diri. |
5 |
Apakah harus membuat surat pengunduran diri? |
Ya, sebaiknya membuat surat pengunduran diri sebagai bukti resmi bahwa telah memberitahukan pengunduran diri kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab. |
Sekian panduan cara membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar, semoga dapat membantu Kawan Mastah yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaan, organisasi, ataupun lembaga tertentu.