Hello, Kawan Mastah! Apa kabar hari ini? Pernahkah kamu mengalami kesulitan dalam membuat nomor surat? Jangan khawatir, karena dalam artikel ini kita akan membahas cara membuat nomor surat dengan mudah dan lengkap. Yuk, simak informasinya!
Pengertian Nomor Surat
Sebelum masuk ke cara membuat nomor surat, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu pengertian dari nomor surat itu sendiri. Nomor surat adalah kombinasi angka dan huruf yang digunakan sebagai tanda identitas pada surat resmi. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, seperti kode instansi, nomor urut surat, bulan dan tahun surat, dan lain sebagainya.
Fungsi Nomor Surat
Ada beberapa fungsi penting dari nomor surat, antara lain:
Fungsi Nomor Surat |
Penjelasan |
|---|---|
Sebagai tanda identitas |
Nomor surat digunakan untuk membedakan suatu surat dengan surat lainnya. |
Sebagai alat kelengkapan administrasi |
Nomor surat digunakan sebagai bukti bahwa suatu surat telah dikirim atau diterima. |
Sebagai alat pengarsipan |
Nomor surat digunakan untuk mempermudah pencarian surat pada arsip. |
Jenis-Jenis Nomor Surat
Terdapat beberapa jenis nomor surat yang biasa digunakan, antara lain:
1. Nomor Surat Manual
Sebelum era teknologi seperti sekarang, nomor surat biasanya ditulis secara manual oleh petugas yang bertugas. Pada jenis nomor surat ini, nomor urut surat ditulis secara berurutan pada buku register yang tersedia. Namun, pada saat ini jenis nomor surat manual sudah mulai ditinggalkan karena terlalu banyak kekurangan.
2. Nomor Surat Otomatis
Nomor surat otomatis menggunakan sistem komputerisasi untuk menghasilkan nomor surat secara otomatis. Hal ini mempermudah dalam pengelolaan arsip dan meminimalisir risiko kesalahan manusia.
Cara Buat Nomor Surat Manual
Bagi kamu yang masih menggunakan nomor surat manual, berikut adalah cara membuat nomor surat:
1. Tentukan Sistem Penomoran
Sebelum membuat nomor surat, kamu harus menentukan sistem penomoran yang akan digunakan. Misalnya, kamu bisa menggunakan sistem angka atau kombinasi huruf dan angka.
2. Buat Buku Register
Buat buku register untuk mencatat nomor surat dan data surat yang telah dikirim atau diterima. Pastikan buku register tersebut terisi dengan lengkap dan rapi.
3. Tentukan Kode Instansi
Tentukan kode instansi atau kode yang merepresentasikan instansi atau organisasi yang akan mengirim surat.
4. Tentukan Nomor Urut Surat
Tentukan nomor urut surat secara berurutan sesuai dengan urutan surat yang dikirim atau diterima.
5. Tambahkan Informasi Lainnya
Tambahkan informasi lainnya seperti jenis surat, tanggal surat, nama pengirim, nama penerima, dan lain sebagainya agar lebih lengkap.
Cara Buat Nomor Surat Otomatis
Berikut adalah cara membuat nomor surat otomatis menggunakan Microsoft Word:
1. Buka Dokumen Baru
Buka dokumen baru pada Microsoft Word.
2. Pilih Menu “Ribbon”
Klik menu “Ribbon” pada bagian atas halaman.
3. Pilih “Referensi”
Pilih “Referensi” pada menu “Ribbon”.
4. Klik “Nomor Surat”
Klik “Nomor Surat” pada bagian atas halaman.
5. Tentukan Format Nomor Surat
Tentukan format nomor surat dan masukkan informasi yang diperlukan seperti kode instansi, nomor urut surat, bulan dan tahun, dan lain sebagainya.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apakah nomor surat wajib ada pada surat resmi?
Ya, nomor surat wajib ada pada surat resmi karena merupakan tanda identitas dari surat tersebut.
2. Apa fungsi nomor surat?
Nomor surat memiliki beberapa fungsi penting, antara lain sebagai tanda identitas, alat kelengkapan administrasi, dan alat pengarsipan.
3. Apa saja jenis nomor surat yang biasa digunakan?
Terdapat dua jenis nomor surat yang biasa digunakan, yaitu nomor surat manual dan nomor surat otomatis.
4. Apa kelebihan menggunakan nomor surat otomatis?
Kelebihan menggunakan nomor surat otomatis adalah mempermudah dalam pengelolaan arsip dan meminimalisir risiko kesalahan manusia.
5. Bagaimana cara membuat nomor surat otomatis?
Untuk membuat nomor surat otomatis, kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word dan menentukan format nomor surat yang diinginkan.