Langsung ke isi 
Selamat datang Kawan Mastah! Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang cara penomoran surat. Bagi yang baru pertama kali menangani surat, penomoran ini bisa menjadi suatu hal yang membingungkan. Oleh karena itu, pada artikel ini akan dijelaskan mengenai apa itu penomoran surat, alasan kenapa harus dilakukan, serta bagaimana cara penomeran surat yang benar.
Apa itu Penomoran Surat?
Sebelum kita masuk ke cara penomoran surat, mari kita bahas terlebih dahulu mengenai apa itu penomoran surat. Penomoran surat adalah serangkaian angka yang diberikan pada surat untuk memudahkan dalam pengarsipan dan penemuan surat kembali ketika dibutuhkan. Setiap surat yang diterima atau dibuat di suatu instansi atau perusahaan wajib diberi nomor urut secara berkala.
Penomoran surat ini sangat penting diterapkan agar dokumen yang terkait dengan surat tersebut mudah ditemukan dan tidak tercampur dengan dokumen lainnya. Dalam hal ini, pemakaian nomor urut menjadi sarana efektif untuk mengidentifikasi sebuah surat. Dalam sistem penomoran surat, nomor urut ini akan ditambah dengan kode atau huruf tertentu untuk menyatakan jenis surat, misalnya Surat Jalan (SJ), Surat Tugas (ST), Surat Pernyataan (SP), dan lain-lain.
Manfaat dari Penomoran Surat
Penomoran surat bukanlah hal yang sepele, karena memiliki manfaat yang begitu penting. Beberapa manfaat dari penomoran surat antara lain:
- Memudahkan pengarsipan dan pencarian dokumen.
- Menghindari kemungkinan kehilangan suatu dokumen.
- Menunjukkan urutan kegiatan atau kejadian yang terjadi dalam instansi atau perusahaan.
- Memudahkan dalam pemantauan surat masuk dan surat keluar.
- Memudahkan dalam pengambilan keputusan.
Cara Penomoran Surat
1. Tentukan Format Penomoran
Sebelum memulai penomoran surat, tentukan format penomeran yang akan digunakan. Format penomoran ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebiasaan yang dilakukan oleh instansi atau perusahaan dalam hal ini, mulai dari jenis huruf, tanda hubung, angka, hingga simbol. Namun, sebaiknya gunakan format penomoran yang terstandardisasi agar memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan dokumen.
2. Tentukan Jenis Surat
Setelah menentukan format penomoran, langkah selanjutnya adalah menentukan jenis surat yang akan diberi nomor urut. Jenis surat ini dapat disesuaikan dengan jenis surat yang umumnya dibuat pada instansi atau perusahaan, misalnya Surat Jalan, Surat Tugas, Surat Pernyataan, dan lain-lain. Dalam hal ini, tentukanlah kode atau huruf tertentu yang akan digunakan untuk menyatakan jenis surat tersebut.
3. Nomor Urut
Setelah menentukan jenis surat, selanjutnya kita dapat memberikan nomor urut pada surat. Nomor urut ini dapat dimulai dari nomor 1 atau diambil berdasarkan nomor urut sebelumnya. Mengenai cara penomoran ini dapat disesuaikan dengan kebiasaan yang dilakukan oleh instansi atau perusahaan.
4. Penamaan Surat
Setelah memberikan nomor urut pada surat, langkah selanjutnya adalah memberikan nama pada surat tersebut. Penamaan surat dapat disesuaikan dengan isi surat atau pokok bahasan surat. Contoh penamaan surat yang dapat digunakan seperti:
- Surat Jalan No. 1/SA/2021
- Surat Tugas No. 2/HRD/2021
- Surat Pernyataan No. 3/KTN/2021
5. Tanggal Penerbitan
Terakhir, jangan lupa untuk memberikan tanggal penerbitan pada surat tersebut. Tanggal penerbitan ini harus selalu dicantumkan pada surat dan menjadi salah satu hal penting pada pengarsipan dan pencarian dokumen.
Contoh Penomoran Surat dengan Tepat
Berikut adalah contoh penomoran surat yang tepat:
| No. Urut | Jenis Surat | Nama Surat | Tanggal Penerbitan |
|---|---|---|---|
| 001 | SJ | Surat Jalan No. 1/SA/2021 | 1 Januari 2021 |
| 002 | ST | Surat Tugas No. 2/HRD/2021 | 2 Januari 2021 |
| 003 | SP | Surat Pernyataan No. 3/KTN/2021 | 3 Januari 2021 |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan penomoran pada surat?
Jika terdapat kesalahan penomoran pada surat, segera lakukan koreksi dan jangan lupa mendata kembali nomor urut pada surat yang terkoreksi.
2. Apakah nomor urut harus dimulai dari nomor 1?
Tidak harus dimulai dari nomor 1, nomor urut dapat diambil berdasarkan nomor urut sebelumnya. Namun, pastikan nomor urut tersebut telah terurut dengan benar.
3. Apakah nomor urut pada surat dibutuhkan jika hanya satu surat saja yang diterbitkan?
Ya, nomor urut tetap diperlukan untuk memudahkan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen.
4. Apa yang dimaksud dengan nomor urut berganda?
Nomor urut berganda adalah nomor yang diberikan pada surat yang isinya sama dengan surat sebelumnya. Hal ini sering terjadi pada surat-surat yang diterbitkan berkala, seperti surat perintah kerja atau surat jalan.
5. Apa saja format penomoran yang disarankan?
Format penomoran yang disarankan adalah menggunakan kombinasi huruf, angka dan simbol, misalnya 0001/SJ/2021 atau SJ-001-2021.
Kesimpulan
Penomoran surat adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan pada setiap instansi atau perusahaan. Dalam melakukan penomoran surat, kita harus membuat format penomoran, menentukan jenis surat, memberikan nomor urut, memberikan nama pada surat, dan mencantumkan tanggal penerbitan. Semua itu diharapkan agar dokumen yang terkait dengan surat tersebut mudah ditemukan dan tidak tercampur dengan dokumen lainnya. Yuk, mulai saat ini kita patuhi dan terapkan dengan benar cara penomoran surat yang sesuai standar!