Hello Kawan Mastah, apakah kamu sering kesulitan dalam membuat dokumen? Jangan khawatir lagi, karena dalam artikel ini kita akan membahas cara membuat dokumen dengan mudah dan efektif. Dokumen dapat berupa surat, laporan, atau apapun yang dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari. Mari simak panduan lengkapnya!
1. Menentukan Jenis Dokumen
Sebelum memulai pembuatan dokumen, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan jenis dokumen yang akan dibuat. Apakah dokumen tersebut berupa surat, laporan, atau formulir, serta tujuan dari pembuatan dokumen tersebut. Dengan menentukan jenis dan tujuan dokumen, kamu dapat memilih format dan struktur yang tepat.
Untuk surat, perhatikan jenis surat yang akan kamu buat, apakah surat resmi, surat pribadi, atau surat izin. Selain itu, pastikan format surat tersebut sudah sesuai dengan standar yang berlaku.
Untuk laporan, atur jenis laporan yang akan kamu buat, seperti laporan keuangan, laporan proyek, atau laporan penelitian. Pastikan format dan struktur laporan sudah jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.
Jika dokumen yang dibuat berupa formulir, pastikan formulir tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan dan mudah diisi oleh pengguna.
2. Menentukan Alur Dokumen
Setelah menentukan jenis dan tujuan dokumen, langkah berikutnya adalah menentukan alur dokumen. Apakah dokumen tersebut akan disusun secara kronologis, topik per topik, atau menggunakan sistem angka atau huruf.
Misalnya, jika dokumen yang dibuat adalah laporan keuangan, kamu dapat menyusunnya berdasarkan periode waktu, seperti laporan keuangan per bulan atau per tahun. Atau jika dokumen tersebut berupa laporan proyek, kamu dapat menyusunnya berdasarkan fase proyek atau prioritas.
3. Menentukan Format Dokumen
Setelah menentukan alur dokumen, langkah selanjutnya adalah menentukan format dokumen. Format dokumen dapat berupa format teks, format gambar, atau gabungan keduanya.
Untuk dokumen yang berisi teks, pastikan ukuran font, spasi, dan jenis huruf sudah sesuai. Selain itu, gunakan heading, subheading, dan paragraf yang rapi dan mudah dipahami oleh pembaca.
Jika dokumen berisi gambar atau grafik, pastikan gambar atau grafik tersebut memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan tujuan dokumen. Selain itu, tambahkan caption atau keterangan pada gambar atau grafik untuk memudahkan pembaca memahami isi dokumen.
4. Menentukan Isi Dokumen
Setelah menentukan alur dan format dokumen, saatnya menentukan isi dokumen. Pastikan konten yang disajikan sudah sesuai dengan tujuan dokumen dan mudah dipahami oleh pembaca.
Jika dokumen yang dibuat adalah surat, pastikan konten surat tersebut sesuai dengan tujuan dan format surat yang dipilih. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam penulisan surat.
Jika dokumen yang dibuat adalah laporan, pastikan konten laporan sudah lengkap dan akurat. Gunakan data yang valid dan jelas dalam penyajian laporan tersebut.
Jika dokumen yang dibuat adalah formulir, pastikan pertanyaan yang diajukan sudah sesuai dengan kebutuhan dan mudah diisi oleh pengguna.
5. Menyusun Rangkuman
Setelah menentukan isi dokumen, buatlah rangkuman singkat dari isi dokumen tersebut. Rangkuman ini akan memudahkan pembaca untuk memahami inti dari dokumen tersebut tanpa harus membaca seluruh isi dokumen.
Rangkuman dapat berupa poin-poin utama dari dokumen atau kesimpulan yang dapat diambil dari dokumen tersebut.
6. Membuat Draft Dokumen
Setelah menentukan alur, format, dan isi dokumen, saatnya membuat draft dokumen. Buatlah draft dokumen dengan mengikuti alur, format, dan isi yang sudah ditentukan sebelumnya.
Setelah selesai membuat draft dokumen, baca ulang dan perbaiki jika ada kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen.
7. Mengevaluasi Dokumen
Setelah membuat draft dokumen, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi dokumen tersebut. Perhatikan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan dalam dokumen tersebut. Pastikan dokumen tersebut mudah dipahami oleh pembaca dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Perbaiki kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen yang ditemukan selama evaluasi. Setelah selesai dievaluasi, sebaiknya dokumen tersebut di review oleh orang lain untuk mendapatkan masukan dan saran.
8. Memperbaiki Dokumen
Berdasarkan hasil evaluasi, saatnya memperbaiki dokumen tersebut. Perbaiki kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen yang sudah dievaluasi sebelumnya.
Jika dokumen tersebut sudah sesuai dengan tujuan dan mudah dipahami oleh pembaca, sebaiknya dokumen tersebut dikoreksi lagi untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen.
9. Membuat Dokumen Final
Setelah memperbaiki dokumen, langkah selanjutnya adalah membuat dokumen final. Gunakan format yang sudah disesuaikan, isi yang sudah diperbaiki, dan pastikan dokumen tersebut sudah sesuai dengan tujuan dan mudah dipahami oleh pembaca.
Sebaiknya dokumen tersebut di review lagi oleh orang lain untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen.
10. Menyimpan Dokumen
Setelah membuat dokumen final, pastikan kamu menyimpan dokumen tersebut dengan benar. Gunakan format yang sesuai dan simpan dokumen tersebut di tempat yang mudah diakses dan tersedia selama jangka waktu yang dibutuhkan.
Sebaiknya dokumen tersebut dibuat salinan sebagai cadangan apabila dokumen tersebut hilang atau rusak.
11. Menjaga Kerahasiaan Dokumen
Jika dokumen yang dibuat bersifat rahasia atau penting, pastikan kamu menjaga kerahasiaan dokumen tersebut. Simpan dokumen tersebut di tempat yang aman dan berikan akses hanya kepada orang yang berwenang.
Sebaiknya dokumen tersebut juga dilengkapi dengan tanda tangan atau stempel sebagai tanda dokumen tersebut asli dan sah.
12. Menyusun Daftar Pertanyaan
Jika kamu berencana membuat dokumen yang melibatkan orang lain, sebaiknya kamu menyusun daftar pertanyaan. Daftar pertanyaan ini akan membantu kamu dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan dokumen tersebut.
Pastikan pertanyaan yang diajukan sudah sesuai dengan tujuan dokumen dan mudah dipahami oleh pembicara. Sebaiknya daftar pertanyaan tersebut dibuat sebelum memulai pembuatan dokumen untuk memastikan informasi yang diperlukan sudah terkumpul secara lengkap.
13. Menentukan Target Pembaca
Sebelum membuat dokumen, pastikan kamu menentukan target pembaca dari dokumen tersebut. Apakah dokumen tersebut ditujukan untuk orang yang ahli dalam bidang tersebut atau untuk orang yang awam.
Jika dokumen tersebut ditujukan untuk orang awam, pastikan bahasa yang digunakan mudah dipahami dan tidak terlalu teknis. Jika dokumen tersebut ditujukan untuk orang yang ahli dalam bidang tersebut, pastikan bahasa yang digunakan sesuai dengan bahasa yang digunakan dalam bidang tersebut.
14. Menjelaskan Istilah Teknis
Jika dokumen yang dibuat menggunakan istilah teknis, pastikan kamu memberikan penjelasan singkat mengenai istilah tersebut. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pembaca yang tidak familiar dengan istilah tersebut dalam memahami isi dokumen.
Penjelasan dapat berupa definisi singkat dari istilah tersebut atau contoh penggunaan istilah tersebut dalam situasi tertentu.
15. Menyertakan Contoh
Untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi dokumen, sebaiknya kamu menyertakan contoh dalam dokumen tersebut. Contoh dapat berupa gambar, tabel, grafik, atau ilustrasi yang relevan dengan isi dokumen tersebut.
Contoh dapat membantu pembaca dalam memahami bahasa yang digunakan serta memperjelas isi dokumen tersebut.
16. Menyebarkan Dokumen
Setelah dokumen final selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menyebarkan dokumen tersebut. Pastikan dokumen tersebut disebarkan ke orang yang membutuhkan dan sesuai dengan tujuan dokumen.
Sebaiknya dokumen tersebut dibagikan dalam format yang mudah dibuka dan diakses oleh pembaca, seperti format PDF atau format Microsoft Word.
17. Membuat Arsip Dokumen
Setelah dokumen tersebut disebarkan, pastikan kamu menyimpan dokumen tersebut sebagai arsip. Arsip dokumen bertujuan untuk memudahkan kamu dalam menemukan dokumen tersebut di masa depan jika dibutuhkan.
Sebaiknya dokumen tersebut disimpan dalam format yang sesuai dan diatur sesuai dengan kategori dan tanggal pembuatan dokumen.
18. Membuat Dokumen Versi Baru
Jika dokumen tersebut sudah tidak aktual atau perlu diperbarui, kamu dapat membuat dokumen versi baru dengan melakukan revisi terhadap dokumen tersebut.
Sebaiknya dokumen versi baru ini tidak menghapus dokumen yang sudah ada, tetapi menyimpannya sebagai perbandingan atau sebagai dokumen cadangan.
19. Merevisi Dokumen
Jika kamu menemukan kesalahan atau perlu perubahan pada dokumen yang sudah ada, sebaiknya kamu merevisi dokumen tersebut. Pastikan perubahan yang dilakukan sesuai dengan tujuan dokumen dan mudah dipahami oleh pembaca.
Setelah merevisi dokumen, jangan lupa untuk mengevaluasi dokumen tersebut dan memperbaiki kesalahan atau kurang sesuai dengan tujuan dokumen.
20. FAQ Dokumen
Pertanyaan |
Jawaban |
|---|---|
1. Apa yang dimaksud dengan dokumen? |
Dokumen adalah kumpulan informasi tertulis atau grafis yang digunakan untuk berbagai keperluan, seperti surat, laporan, atau formulir. |
2. Bagaimana cara membuat dokumen yang efektif? |
Cara membuat dokumen yang efektif adalah dengan menentukan jenis dan tujuan dokumen, menentukan alur dan format dokumen, menentukan isi dokumen, menyusun rangkuman, membuat draft dokumen, mengevaluasi dokumen, memperbaiki dokumen, membuat dokumen final, menyimpan dokumen, menjaga kerahasiaan dokumen, menyusun daftar pertanyaan, menentukan target pembaca, menjelaskan istilah teknis, menyertakan contoh, menyebarkan dokumen, membuat arsip dokumen, membuat dokumen versi baru, dan merevisi dokumen. |
3. Bagaimana cara menyebarkan dokumen? |
Cara menyebarkan dokumen adalah dengan menyebarkan dokumen tersebut ke orang yang membutuhkan dan sesuai dengan tujuan dokumen. Dokumen tersebut sebaiknya dibagikan dalam format yang mudah dibuka dan diakses oleh pembaca, seperti format PDF atau format Microsoft Word. |
4. Apa yang harus dilakukan jika dokumen sudah tidak aktual? |
Jika dokumen sudah tidak aktual, kamu dapat membuat dokumen versi baru dengan melakukan revisi terhadap dokumen tersebut. Dokumen versi baru ini tidak menghapus dokumen yang sudah ada, tetapi menyimpannya sebagai perbandingan atau sebagai dokumen cadangan. |
Dengan mengikuti panduan cara membuat dokumen di atas, diharapkan kamu dapat membuat dokumen dengan mudah dan efektif. Pastikan dokumen tersebut sesuai dengan tujuan dan mudah dipahami oleh pembaca. Selamat mencoba!