Hello Kawan Mastah! Apakah Anda memiliki bisnis dan ingin membuat invoice yang mudah dan cepat? Tidak perlu khawatir, karena dalam artikel ini kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat invoice.
Apa itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang berisi rincian barang atau jasa yang dijual oleh sebuah perusahaan kepada pelanggan. Fungsi dari invoice adalah untuk memberikan informasi tentang transaksi jual-beli yang terjadi antara perusahaan dan pelanggan.
Biasanya invoice juga berisi informasi tentang tanggal pembelian, harga barang atau jasa, kuantitas, dan total biaya yang harus dibayar oleh pelanggan. Dengan memiliki invoice, perusahaan bisa mengontrol keuangan mereka sekaligus memberikan bukti transaksi kepada pelanggan.
Bagaimana Cara Membuat Invoice?
Ada beberapa cara untuk membuat invoice. Beberapa cara bisa dilakukan secara manual dengan membuat format invoice di Microsoft Word atau Excel. Namun, jika Anda ingin lebih praktis dan efisien, Anda bisa menggunakan aplikasi invoice online.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat invoice:
1. Pilih Aplikasi Invoice Online
Ada banyak aplikasi invoice online yang bisa Anda gunakan. Beberapa di antaranya adalah:
Aplikasi |
Kelebihan |
Kekurangan |
|---|---|---|
Invoice Simple |
– Mudah digunakan – Sudah dilengkapi dengan format invoice – Bisa dikustomisasi |
– Tidak bisa menyimpan invoice secara offline |
Wave Invoice |
– Gratis – Dilengkapi dengan fitur akuntansi – Tersedia untuk smartphone |
– Tampilan invoice kurang menarik |
Quickbooks |
– Dilengkapi dengan fitur akuntansi – Bisa diintegrasikan dengan aplikasi lain – Bisa dikustomisasi |
– Harga relatif mahal |
Dari ketiga aplikasi di atas, Anda bisa memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Daftar dan Login ke Aplikasi
Setelah memilih aplikasi, langkah selanjutnya adalah mendaftar dan login ke aplikasi tersebut.
Selain itu, Anda perlu mengisi profil perusahaan Anda, seperti nama perusahaan, logo, alamat, dan nomor telepon. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengisi invoice secara otomatis.
3. Buat Format Invoice
Langkah selanjutnya adalah membuat format invoice. Pilih template invoice yang sesuai dengan bisnis Anda. Pastikan template tersebut mudah dipahami oleh pelanggan dan mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas.
Anda juga bisa menambahkan logo perusahaan Anda dan mengkustomisasi warna dan font agar sesuai dengan merek bisnis Anda.
4. Isi Data Transaksi
Setelah membuat format invoice, saatnya mengisi data transaksi. Masukkan informasi tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, dan total biaya.
Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal pembelian, nomor invoice, dan metode pembayaran yang digunakan.
5. Kirim Invoice ke Pelanggan
Setelah invoice terisi dengan benar, kirimkan invoice kepada pelanggan Anda. Anda bisa mengirimkannya melalui email atau langsung ke alamat pelanggan.
Pastikan invoice terkirim dengan baik dan pelanggan Anda mendapatkannya dengan tepat waktu. Jika pelanggan belum membayar dalam jangka waktu yang ditentukan, ingatkan mereka untuk segera melakukan pembayaran.
FAQ
1. Apa bedanya invoice dengan kwitansi?
Invoice dan kwitansi memang memiliki fungsi yang sama dalam sebuah transaksi jual-beli. Namun, invoice lebih sering digunakan oleh perusahaan untuk memberikan informasi tentang transaksi sebelum pelanggan membayar, sementara kwitansi lebih sering digunakan untuk memberikan bukti pembayaran setelah pelanggan membayar.
2. Apa saja informasi yang harus ada dalam sebuah invoice?
Informasi yang harus ada dalam sebuah invoice antara lain:
- Nama perusahaan dan logo
- Alamat, nomor telepon, dan email perusahaan
- Tanggal pembelian
- Nomor invoice
- Informasi tentang barang atau jasa yang dijual
- Kuantitas dan harga barang atau jasa
- Total biaya
- Metode pembayaran
3. Apakah invoice harus dibuat dengan format tertentu?
Ya, invoice harus dibuat dengan format tertentu. Format invoice harus mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas yang memudahkan pelanggan untuk membayarnya. Selain itu, format invoice juga harus sesuai dengan standar perpajakan yang berlaku di Indonesia.
Itulah cara membuat invoice untuk bisnis Anda, Kawan Mastah. Dengan menggunakan aplikasi invoice online, membuat dan mengirim invoice akan menjadi lebih mudah dan efisien. Jangan lupa untuk mengontrol keuangan dengan baik dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.